Quali sono le sette procedure di controllo interno nella contabilità?

I controlli interni sono politiche e procedure messe in atto per garantire la continua affidabilità dei sistemi contabili. La precisione e l'affidabilità sono fondamentali nel mondo della contabilità. Senza registrazioni contabili accurate, i manager non possono prendere decisioni finanziarie pienamente informate e i rapporti finanziari possono contenere errori. Le procedure di controllo interno nella contabilità possono essere suddivise in sette categorie, ciascuna progettata per prevenire le frodi e identificare gli errori prima che diventino problemi.

Mancia

Le sette procedure di controllo interno sono la separazione dei compiti, i controlli di accesso, gli audit fisici, la documentazione standardizzata, i bilanci di verifica, le riconciliazioni periodiche e l'autorità di approvazione.

Separazione dei compiti

La separazione dei compiti implica la scissione della responsabilità per la contabilità, i depositi, la rendicontazione e la revisione. Le ulteriori mansioni sono separate, minori sono le possibilità che ogni singolo dipendente abbia di commettere atti fraudolenti. Per le piccole imprese con solo pochi dipendenti contabili, la condivisione delle responsabilità tra due o più persone o la richiesta della revisione di attività critiche da parte dei colleghi può servire allo stesso scopo.

Controlli di accesso al sistema contabile

Il controllo dell'accesso a diverse parti di un sistema di contabilità tramite password, blocchi e registri di accesso elettronici può tenere gli utenti non autorizzati fuori dal sistema, fornendo al contempo un modo per controllare l'utilizzo del sistema per identificare la fonte di errori o discrepanze. Un solido monitoraggio degli accessi può anche servire a scoraggiare i tentativi di accesso fraudolento in primo luogo.

Audit fisici dei beni

Gli audit fisici includono il conteggio manuale del contante e qualsiasi risorsa fisica tracciata nel sistema contabile, come inventario, materiali e strumenti. Il conteggio fisico può rivelare discrepanze ben nascoste nei saldi dei conti bypassando del tutto i record elettronici. Il conteggio del contante nei punti vendita può essere effettuato quotidianamente o anche più volte al giorno. I progetti più grandi, come l'inventario del conteggio manuale, dovrebbero essere eseguiti meno frequentemente, forse su base annuale o trimestrale.

Documentazione finanziaria standardizzata

La standardizzazione dei documenti utilizzati per le transazioni finanziarie, come fatture, richieste di materiali interni, ricevute di inventario e rapporti sulle spese di viaggio, può aiutare a mantenere la coerenza nella conservazione dei dati nel tempo. L'utilizzo di formati di documento standard può semplificare la revisione dei record precedenti durante la ricerca dell'origine di una discrepanza nel sistema. Una mancanza di standardizzazione può far sì che gli elementi vengano trascurati o interpretati erroneamente in tale revisione.

Saldi di prova giornalieri o settimanali

L'utilizzo di un sistema di contabilità in partita doppia aggiunge affidabilità assicurando che i libri siano sempre equilibrati. Anche così, è ancora possibile che gli errori facciano sbilanciare un sistema di partita doppia in un dato momento. Il calcolo dei saldi di prova giornalieri o settimanali può fornire una visione regolare dello stato del sistema, consentendo di scoprire e analizzare le discrepanze il prima possibile.

Riconciliazioni periodiche nei sistemi contabili

Le riconciliazioni contabili occasionali possono garantire che i saldi nel sistema contabile corrispondano ai saldi nei conti detenuti da altre entità, comprese banche, fornitori e clienti creditizi. Ad esempio, una riconciliazione bancaria comporta il confronto dei saldi di cassa e dei record di depositi e incassi tra il sistema contabile e gli estratti conto bancari. Le differenze tra questi tipi di account complementari possono rivelare errori o discrepanze nei tuoi account oppure gli errori possono avere origine con altre entità.

Requisiti dell'autorità di approvazione

Richiedere a manager specifici di autorizzare determinati tipi di transazioni può aggiungere un livello di responsabilità alle registrazioni contabili dimostrando che le transazioni sono state viste, analizzate e approvate dalle autorità competenti. Richiedere l'approvazione per pagamenti e spese ingenti può impedire a dipendenti senza scrupoli di effettuare transazioni fraudolente di grandi dimensioni con fondi aziendali, ad esempio.