Il ruolo della contabilità negli affari

Quando un aspirante imprenditore avvia un'attività, l'ufficio è pieno di entusiasmo, entusiasmo e grandi aspettative. I dipendenti vengono assunti per rispondere ai telefoni e i venditori vendono. Il proprietario acquista materie prime e la forza lavoro produce i prodotti.

Ma come sta andando l'azienda? Realizza un profitto? Tutti stanno lavorando molto duramente, quindi devono fare qualcosa di giusto. Allora come mantieni il punteggio del gioco? È qui che entra in gioco la contabilità aziendale.

Il ruolo della contabilità

Lo scopo della contabilità è fornire informazioni finanziarie agli stakeholder dell'azienda: management, investitori e creditori. La contabilità misura e riassume le attività dell'azienda e comunica i risultati alla direzione e ad altre parti interessate.

I manager hanno bisogno di dati finanziari accurati e tempestivi per prendere decisioni intelligenti e i contabili sono quelli che producono queste informazioni. Mentre il processo di contabilità raccoglie i dati e li presenta in vari tipi di rapporti, i contabili aiutano a interpretare i significati dei rapporti e suggeriscono modi per utilizzare questi dettagli per risolvere i problemi aziendali.

La contabilità può essere classificata in due forme: gestionale e finanziaria. La contabilità di gestione aiuta a gestire l'attività, mentre la contabilità finanziaria riporta il suo funzionamento.

Contabilità di gestione interna

La contabilità gestionale produce report interni progettati per la gestione e utilizzati per il processo decisionale. Tali rapporti sono modificati e adattati alle specifiche finalità ed esigenze dei singoli dirigenti e non vengono solitamente rilasciati a soggetti esterni all'azienda.

Alcuni esempi di report di contabilità di gestione sono la durata della contabilità clienti, i livelli di inventario, le vendite mensili e lo stato della contabilità fornitori. I report contabili interni vengono utilizzati anche per la preparazione di budget e previsioni.

Dati contabili per il processo decisionale

La gestione di un'impresa richiede dati accurati su attività, passività, profitti e posizione di cassa dell'azienda. La contabilità fornisce queste informazioni cruciali. La contabilità gioca un ruolo significativo nella valutazione della fattibilità degli investimenti. La corretta considerazione di un investimento richiede un'attenta analisi dei costi e proiezioni delle aspettative per i flussi di cassa futuri. Alcuni criteri, come la determinazione degli ostacoli al ritorno sull'investimento, devono essere soddisfatti.

Considera le decisioni che spesso i manager devono affrontare se investire in un nuovo impianto o espandere le strutture esistenti. Una scelta potrebbe essere quella di investire $ 1 milione in un nuovo impianto di produzione o spendere $ 300.000 per espandere una linea di produzione. Ciascuna alternativa avrà all'inizio flussi di cassa diversi e flussi di cassa futuri variabili. Ogni approccio avrà un diverso ritorno sull'investimento. Quindi, quale dovrebbe scegliere la direzione? I contabili dell'azienda analizzeranno le cifre per ogni investimento, calcoleranno il tasso di rendimento per ogni progetto e presenteranno i loro risultati alla direzione.

Questa è una situazione in cui le procedure contabili producono i dati finanziari rilevanti di cui la direzione ha bisogno per prendere decisioni intelligenti. Devono anche esplorare i vari modi per finanziare questi investimenti. Le decisioni devono essere sempre supportate da fatti e cifre validi.

Contabilità per regolamenti governativi

Le aziende devono rispettare le normative governative e pagare le tasse sul reddito aziendale, le tasse di previdenza sociale e le vendite. I contabili si assicurano che i documenti siano accurati e puntuali. Eventuali errori commessi durante la dichiarazione dei redditi possono comportare multe e sanzioni.

Contabilità per la pianificazione

Le organizzazioni di successo creano piani per raggiungere i loro obiettivi. Questi piani includono proiezioni dei flussi di cassa, pianificazione delle vendite, acquisti di immobilizzazioni e proiezione dei livelli di inventario. Un'analisi contabile dei dati storici fornirà la base per fare previsioni e sviluppare piani per raggiungere tali obiettivi.

Utilizzo dei dati contabili per il budget

I budget sono essenziali per gestire un'attività di successo. La contabilità utilizza i dati storici per costituire la base per budget futuri e controlli dei costi. Con queste informazioni, i manager possono preparare budget per le spese generali e piani di vendita e creare proiezioni del flusso di cassa. Quindi monitorano i rapporti contabili regolari per assicurarsi che i costi rimangano entro i budget.

Contabilità dei costi per i prodotti

Le aziende manifatturiere utilizzano la contabilità dei costi per calcolare il costo di realizzazione dei prodotti, determinare i volumi di vendita in pareggio e impostare livelli di inventario ottimali. I manager devono sapere quanto costa realizzare i loro prodotti per sviluppare strategie di prezzo che consentano all'azienda di realizzare un profitto ragionevole

Una responsabilità importante del management è controllare i costi. Tuttavia, per fare ciò, i manager devono avere costi operativi standard predeterminati da utilizzare come parametri di misurazione.

Prendiamo, ad esempio, un'azienda che produce widget gialli. I contabili dell'azienda hanno stabilito che i costi di produzione di questo prodotto includono $ 2,57 in materiali, $ 8,38 in manodopera e spese generali di produzione applicata di $ 3,16 per unità. Il costo totale di produzione per un widget giallo è di $ 14,11. Il prezzo di vendita è di $ 23,51, dando all'azienda un margine di profitto lordo del 40%.

Con queste cifre in mano, la direzione può monitorare i costi di produzione su base settimanale o mensile per assicurarsi che i costi di produzione non superino questi standard. Se i rapporti contabili mostrano una discrepanza al di sopra del costo di produzione previsto, la direzione sa come intervenire, individuare la causa del problema e intraprendere azioni correttive.

Una contabilità accurata dei costi di produzione per ogni prodotto è essenziale per lo sviluppo di un piano di vendita e di un mix di prodotti previsto. Molto probabilmente, ogni prodotto avrà un contributo all'utile lordo diverso e la direzione deve stabilire obiettivi di vendita per ogni articolo per raggiungere il livello di profitto lordo complessivo necessario per coprire le spese generali e produrre l'utile netto target.

Analisi del rapporto basata su dati finanziari

I rapporti finanziari sono parametri vitali utilizzati per misurare le prestazioni di tutti gli aspetti delle condizioni e delle operazioni di un'azienda; la contabilità fornisce i dati necessari per costruire questi rapporti. La liquidità di una società è misurata dai rapporti attuali e rapidi. I margini di profitto e le spese sono riportati come percentuali delle vendite e confrontati con i benchmark preventivati. La leva finanziaria è un rapporto tra il debito totale e l'investimento di capitale.

Strategie what-if

I manager spesso incontrano i capi dipartimento per discutere i possibili cambiamenti nelle strategie e nelle operazioni. Esplorano varie idee "what-if". Ad esempio, cosa accadrebbe se l'azienda decidesse di migliorare i profitti tagliando gli stipendi amministrativi? Sarebbe una buona idea? Probabilmente no. Ai dipendenti non piacciono i tagli ai salari.

Ma cosa succederebbe se i gestori scegliessero di stimolare le vendite abbassando i prezzi di vendita dei prodotti? I profitti per unità diminuirebbero, ma si spera che la diminuzione sarebbe più che compensata dall'aumento del volume delle vendite. Un'analisi e una proiezione contabili aiuterebbero a chiarire i risultati di questa decisione e determinare se quella strategia sarebbe una mossa saggia.

Contabilità finanziaria per utenti esterni

La contabilità finanziaria produce report per utenti esterni, come proprietari, investitori, dipendenti, creditori, sindacati e agenzie governative. Questi report per uso esterno sono il conto economico, lo stato patrimoniale e il rendiconto finanziario. A differenza dei rapporti contabili di gestione interna, i rendiconti finanziari preparati per gli utenti esterni vengono compilati utilizzando i principi contabili generalmente accettati.

La contabilità finanziaria riporta se la società ha realizzato un profitto adeguato e quanto è probabile che paghi i dividendi agli azionisti. Gli investitori curiosi esamineranno il bilancio per valutare la sicurezza dei propri investimenti e il potenziale di crescita futura e aumento del valore. I dipendenti esamineranno le dichiarazioni e si faranno un'idea se possono aspettarsi aumenti o maggiori contributi ai fondi pensione.

I rapporti contabili, sia gestionali che finanziari, sono essenziali per gestire in modo produttivo qualsiasi azienda o organizzazione. Non ci sono sostituti. Non avere informazioni precise e tempestive sull'efficacia di un'azienda è una ricetta per il disastro.