Quali sono i vantaggi e gli svantaggi di uno spazio ufficio a pianta aperta?

A meno che tu non abbia vissuto sotto una roccia, sai che gli uffici a pianta aperta sono di gran moda nei luoghi di lavoro negli Stati Uniti Portano alla luce visioni di spazi esteticamente piacevoli con file di scrivanie che si estendono a perdita d'occhio, colleghi che collaborano biliardino e piccoli gruppi che risolvono problemi davanti a un caffè in angoli di riunione splendidamente decorati. Ma fanno bene agli affari?

Se stai prendendo in considerazione un piano open office per la tua azienda, c'è molto a cui pensare. Gli uffici open space possono incoraggiare la collaborazione in qualche modo, ma studi rispettabili scoprono che possono anche scoraggiare l'interazione da persona a persona e aumentare le distrazioni dei dipendenti. Prima di passare a un piano open office, è importante valutare i pro ei contro.

Cos'è un ufficio open space?

Un ufficio open space è uno spazio di lavoro che sfrutta lo spazio aperto, piuttosto che chiudere i dipendenti in cubicoli o uffici. In un ufficio open space, è probabile che tu veda lunghe file di scrivanie con poco o nulla a dividerle. Gli uffici aperti tendono anche ad avere spazi in cui i dipendenti possono riunirsi o cambiare ambiente, come salotti con divani o aree cucina aperte con molti posti a sedere.

Nei luoghi di lavoro tecnologici alla moda, gli uffici open concept hanno anche aree per la ricreazione e l'intrattenimento, come tavoli da ping pong, aree artigianali, sale multimediali e biblioteche. Questi spazi hanno lo scopo di incoraggiare i dipendenti a connettersi e diventare creativi.

Vantaggi di un ufficio open space

C'è una ragione per cui gli open office sono diventati una tendenza così importante. Secondo i loro sostenitori, promettono collaborazione e team sempre più affiatati che possono risolvere insieme problemi complessi. Inoltre, anche i risparmi sui costi di ufficio non fanno male. Se stai pensando di implementare un piano open office, dedica qualche istante a esaminare i vantaggi per scoprire cosa puoi ottenere dall'apertura.

Gli uffici open space fanno risparmiare denaro

Un vantaggio dei piani open office è che consentono di risparmiare sui costi di installazione dell'ufficio. Secondo Capterra, la creazione di 50 scrivanie in piedi per un piano di uffici aperti costa $ 24.000 rispetto ai $ 60.000 per allestire 50 cubicoli. È più del doppio del costo per i cubicoli. Non c'è dubbio che puoi adattare più persone in uno spazio più piccolo con un open space plan, e questo comporta un risparmio significativo per un'azienda.

Le squadre possono sentirsi più vicine

I piani di open office possono far sentire i dipendenti più vicini e interagire di più, a seconda di come sono configurati. Ricerche passate presso il MIT Media Lab hanno scoperto che più i colleghi sono vicini fisicamente, più è probabile che interagiscano. Altre ricerche hanno rilevato che i dipendenti di diversi team hanno una probabilità nove volte maggiore di interagire se siedono sullo stesso piano.

Cosa significa tutto ciò? Mettere i dipendenti vicini incoraggia l'interazione tra di loro. Sfortunatamente, significa anche che interagiscono principalmente solo con persone che si trovano nelle loro immediate vicinanze, il che può isolare le squadre l'una dall'altra.

La cultura dell'ufficio diventa più trasparente

Le interazioni dei dipendenti diventano molto più trasparenti quando ti trasferisci in uno spazio ufficio open-concept. Tutti possono sentire tutto in un ufficio aperto, il che significa che c'è molto meno spazio per la segretezza. Può anche portare un senso di equità e unità quando i dipendenti si trovano accanto ai manager. Questo può creare più conforto e fiducia tra i dipendenti ei loro manager, poiché tutti sembrano essere allo stesso livello in un ufficio aperto.

Lo spazio ufficio è flessibile

Un altro vantaggio degli uffici open space è che ottieni molta flessibilità con il tuo spazio. Se le cose non funzionano e la produttività sta diminuendo, puoi cambiare il concetto e il layout o far spostare un team in una nuova area dell'ufficio per incoraggiare la collaborazione incrociata con altri gruppi con cui interagiscono raramente. Linea di fondo? C'è libertà nel layout di un ufficio aperto. È una lavagna vuota e puoi reimmaginarla quando o come vuoi.

Svantaggi di un piano Open Office

I concetti di open office sono sempre più controversi nel mondo degli affari. Recenti studi di ricerca in ufficio open space hanno scoperto che ci sono svantaggi significativi nell'aprire le cose. Questi studi, ovviamente, sono spesso accolti con respingimenti dai sostenitori del piano aperto. In realtà, non esiste un piano ufficio perfetto che funzioni per ogni azienda. Diverse organizzazioni hanno esigenze diverse. Tuttavia, se stai pensando di creare un open office plan, è utile pensare anche agli svantaggi.

La comunicazione tra i dipendenti soffre

Uno dei motivi per cui i piani di open office sono esplosi in popolarità è la promessa di una maggiore collaborazione, creatività e comunicazione tra i dipendenti. Sfortunatamente, quell'ideale non è stato la realtà. Un recente studio della Harvard Business Review sui piani di open office ha rilevato che le interazioni faccia a faccia sono diminuite del 70% dopo che le aziende sono passate agli uffici aperti, mentre le interazioni elettroniche sono aumentate.

In realtà, la mancanza di privacy e le norme di etichetta dell'ufficio sembrano scoraggiare i dipendenti dall'impegnarsi di persona con uffici aperti. Nessuno vuole distrarre 30 dei loro colleghi più stretti o portare avanti una conversazione privata di fronte a orecchie che origliano. Quindi, sembra che i concetti aperti possano scoraggiare la collaborazione e la comunicazione, piuttosto che rafforzarla.

C'è zero privacy e molte distrazioni

Grazie alla mancanza di privacy, ci sono molte distrazioni. Ricerche precedenti hanno rilevato che i dipendenti con piani di open office perdono in media 86 minuti al giorno a causa delle distrazioni. Una conversazione, anche a basso volume, può distrarre più di 20 dipendenti. Ci sono anche distrazioni visive con cui combattere, inclusi i colleghi che camminano, si alzano per fare stretching, si lasciano scaldare il cibo e si riuniscono nelle vicinanze.

I dipendenti in ambienti aperti devono fare tutto il possibile per proteggere la loro attenzione, sia che ciò significhi indossare cuffie over-ear, lasciare un cartello di "occupato" sulla scrivania o lasciare la scrivania del tutto per trovare luoghi più tranquilli in cui lavorare. Queste tecniche di coping creano separazione, poiché i dipendenti diventano cauti nell'avvicinarsi ai loro colleghi.

I dipendenti perdono produttività e soddisfazione sul lavoro

Perdere quegli 86 minuti per dipendente ogni giorno a causa delle distrazioni negli uffici aperti non è eccezionale per la produttività. Man mano che i dipendenti perdono produttività e affrontano crescenti distrazioni, perdono anche la passione per il proprio lavoro. Questo può creare uno staff improduttivo e privo di impegno, per non parlare della soddisfazione sul lavoro. Un recente studio svedese dello Scandinavian Journal of Work, Environment and Health ha rilevato una relazione negativa tra il numero di dipendenti in un ufficio e la soddisfazione sul lavoro. Fondamentalmente, più persone inserisci in un ufficio, meno si sentono soddisfatte al lavoro.

Avere dipendenti insoddisfatti significa che la tua azienda potrebbe perdere denaro da un piano di ufficio aperto. Certo, potresti risparmiare sulle scrivanie, ma perdere 90 minuti al giorno di produttività da ogni dipendente sul posto di lavoro probabilmente costa più di quanto risparmi saltando i costosi cubicoli.

La salute dei dipendenti può soffrire

Un aspetto negativo meno discusso degli uffici open space è che la salute dei dipendenti può risentirne. Stare a stretto contatto significa condividere i germi. Un recente studio pubblicato su Ergonomics ha rilevato che i dipendenti negli uffici aperti prendono il 62% di giorni di malattia in più rispetto ai loro colleghi negli uffici di una sola persona. Questo tipo di assenteismo può avere un impatto drammatico sulle imprese, in particolare sulle piccole imprese. Nel mondo di oggi, con il modo in cui lavoriamo e viviamo che cambia, più aziende penseranno senza dubbio a quanto sia salutare mantenere i dipendenti a stretto contatto e come possono mantenere i propri lavoratori al sicuro in un ambiente di ufficio aperto.