Come si conduce una riunione di lavoro?

Un incontro di lavoro è un incontro di menti per raggiungere gli obiettivi di un'azienda. In qualità di imprenditore che impiega persone o incontra regolarmente vari contatti commerciali, dovrai imparare come condurre una riunione di lavoro in modo professionale ed efficiente. Una volta che hai imparato a supervisionare i tuoi primi due incontri, il processo diventa più semplice da gestire.

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Distribuisci la tua agenda scritta all'inizio della riunione. L'agenda dovrebbe contenere un elenco dettagliato di ogni punto che intendi affrontare durante la riunione, nonché un chiaro inizio e l'ora di fine. Assicurati di elencare il tempo assegnato a ciascun punto dell'ordine del giorno.

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Apri la riunione con una rapida introduzione ringraziando tutti per la partecipazione, stabilendo le regole di base per la riunione - ad esempio, non interrompere i relatori e segui da vicino la sequenza temporale - e riassumendo i tuoi obiettivi. Presenta eventuali "sconosciuti" alla riunione prima di procedere in modo che tutti abbiano familiarità con gli altri partecipanti.

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Se necessario, nomina un parlamentare che ti aiuti a mantenere l'ordine del giorno. Questa persona impedirà agli altri partecipanti di deviare sulle tangenti, parlare troppo a lungo, fare discussioni improduttive o andare avanti e indietro l'uno con l'altro in modo circolare.

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Tieni d'occhio l'orologio come facilitatore della riunione per assicurarti di rispettare il programma. L'ordine del giorno dovrebbe contenere un elenco del numero di minuti che prevedi di dedicare a ciascun punto per favorire lo svolgimento della riunione. Assicurati che sia una stima realistica a seconda della gravità del problema che intendi discutere.

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Procedi con l'agenda della riunione. Dare la parola a ogni persona responsabile di ogni punto dell'elenco di argomenti in discussione. Quando quella persona ha finito, permettigli di rispondere a qualsiasi domanda veloce, ringraziarla e poi procedere al prossimo punto all'ordine del giorno e al relatore.

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Concludere la riunione in tempo. Consentire ripetutamente alle riunioni di scadere nell'ora di fine è controproducente e mostra una mancanza di rispetto per gli orari dei partecipanti. Se hai ancora degli affari in sospeso da coprire, trasferiscili alla prossima riunione programmata o invia un'email al gruppo.