Cosa succede se non rispetti la scadenza per i dipendenti W-2?

Secondo l'Internal Revenue Service, i moduli W-2 devono essere spediti ai dipendenti entro e non oltre il 31 gennaio per i moduli derivati ​​dall'anno solare precedente. Anche se i dipendenti potrebbero non riceverli per posta in questa data, devono - per lo meno - essere inviati a questo punto. Per le aziende che non seguono questo particolare protocollo, ci possono essere delle conseguenze.

Evitare dipendenti scontenti

A parte qualsiasi problema ufficiale che potresti avere con l'Internal Revenue Service (IRS) a causa del mancato invio dei moduli W-2 in modo tempestivo, potresti dover trattare con un gruppo di dipendenti molto scontenti, molti dei quali probabilmente si aspettano una dichiarazione dei redditi. I dipendenti possono presentare reclami non solo a te ma anche all'IRS, il che potrebbe stimolare ulteriori indagini sulla tua azienda se vengono presentati numerosi reclami in merito al problema.

Valutazione fine IRS

L'IRS scagliona le multe in base al ritardo con cui vengono presentati i moduli W-2. Una penale di $ 50 per modulo viene applicata per i W-2 depositati entro 30 giorni dalla data di scadenza, fino a un massimo di $ 187.500 per una piccola impresa. Per i moduli presentati prima del 1 ° agosto ma oltre 30 giorni, la sanzione sale a $ 100 per modulo e una multa massima di $ 536.000. La multa massima è di $ 260 per modulo fino a $ 1.072.500 all'anno per i moduli presentati dopo il 1 ° agosto.

Garantire moduli accurati

Oltre a inviare i moduli W-2 in tempo, devi anche assicurarti che detti moduli siano accurati. Secondo il sito web dell'IRS, se invii un modulo W-2 all'IRS sostenendo che hai pagato a un determinato dipendente una certa somma di denaro e non l'hai fatto, quella persona ha il diritto di querelare per danni. Viene inflitta una penale di $ 530 per modulo senza alcun limite massimo. Potrebbe anche essere necessario pagare una multa di $ 5.000 a titolo di risarcimento per aver presentato un documento falso e potrebbe essere soggetto ad accuse penali.

Record e comunicazione

A volte, se almeno lasci che i tuoi dipendenti sappiano che stai correndo indietro con i tuoi W-2 ma stai lavorando per tirarli fuori, potrebbe esserci meno malcontento che se non dici niente. Inoltre, se invii un W-2 entro la scadenza, ma te lo fai restituire per un indirizzo vecchio o cattivo, non aprirlo o buttarlo via. Mettilo nella cartella del dipendente e salvalo nel caso in cui ti contatti per il modulo in fondo alla strada; almeno hai la prova che hai provato a inviarlo.