L'importanza della pianificazione in un'organizzazione

La pianificazione aiuta un'organizzazione a organizzare un corso per il raggiungimento dei suoi obiettivi. Il processo inizia con la revisione delle operazioni correnti dell'organizzazione e l'identificazione di ciò che deve essere migliorato operativamente nel prossimo anno. Da lì, la pianificazione implica la visualizzazione dei risultati che l'organizzazione vuole ottenere e la determinazione dei passaggi necessari per arrivare alla destinazione prevista: il successo, misurato in termini finanziari, o obiettivi che includono essere l'organizzazione con il punteggio più alto nella soddisfazione del cliente.

Uso efficiente delle risorse

Tutte le organizzazioni, grandi e piccole, dispongono di risorse limitate. Il processo di pianificazione fornisce le informazioni necessarie al top management per prendere decisioni efficaci su come allocare le risorse in modo tale da consentire all'organizzazione di raggiungere i propri obiettivi. La produttività è massimizzata e le risorse non vengono sprecate in progetti con poche possibilità di successo.

Stabilire obiettivi organizzativi

Stabilire obiettivi che sfidano tutti nell'organizzazione a lottare per prestazioni migliori è uno degli aspetti chiave del processo di pianificazione. Gli obiettivi devono essere aggressivi, ma realistici. Le organizzazioni non possono permettersi di diventare troppo soddisfatte di come stanno attualmente andando o rischiano di perdere terreno rispetto ai concorrenti.

Il processo di definizione degli obiettivi può essere un campanello d'allarme per i manager che sono diventati compiacenti. L'altro vantaggio della definizione degli obiettivi si ottiene quando i risultati previsti vengono confrontati con i risultati effettivi. Le organizzazioni analizzano gli scostamenti significativi dalle previsioni e agiscono per porre rimedio a situazioni in cui i ricavi erano inferiori al piano o le spese superiori.

Gestione del rischio e dell'incertezza

La gestione del rischio è essenziale per il successo di un'organizzazione. Anche le più grandi società non possono controllare l'ambiente economico e competitivo che le circonda. Si verificano eventi imprevisti che devono essere affrontati rapidamente, prima che le conseguenze finanziarie negative di questi eventi diventino gravi.

La pianificazione incoraggia lo sviluppo di scenari "what-if", in cui i manager tentano di prevedere possibili fattori di rischio e sviluppare piani di emergenza per affrontarli. Il ritmo del cambiamento nel business è rapido e le organizzazioni devono essere in grado di adattare rapidamente le proprie strategie a queste condizioni mutevoli.

Team Building e Cooperazione

La pianificazione promuove il team building e lo spirito di cooperazione. Quando il piano è completato e comunicato ai membri dell'organizzazione, tutti sanno quali sono le loro responsabilità e in che modo le altre aree dell'organizzazione necessitano della loro assistenza e competenza per completare i compiti assegnati. Vedono come il loro lavoro contribuisca al successo dell'organizzazione nel suo insieme e possono essere orgogliosi del loro contributo.

Il potenziale conflitto può essere ridotto quando il top management richiede l'input dei responsabili di reparto o divisione durante il processo di definizione degli obiettivi. Gli individui hanno meno probabilità di risentirsi degli obiettivi di bilancio quando hanno avuto voce in capitolo nella loro creazione.

Creazione di vantaggi competitivi

La pianificazione aiuta le organizzazioni a ottenere una visione realistica dei loro attuali punti di forza e di debolezza rispetto ai principali concorrenti. Il team di gestione vede le aree in cui i concorrenti possono essere vulnerabili e quindi crea strategie di marketing per sfruttare questi punti deboli. L'osservazione delle azioni dei concorrenti può anche aiutare le organizzazioni a identificare le opportunità che potrebbero aver trascurato, come i mercati internazionali emergenti o le opportunità di commercializzare i prodotti a gruppi di clienti completamente diversi.