Come funziona un ordine di acquisto?

Un ordine di acquisto è un documento legalmente vincolante tra un fornitore e un acquirente. Descrive in dettaglio gli articoli che l'acquirente accetta di acquistare a un determinato prezzo. Definisce inoltre la data di consegna e i termini di pagamento per l'acquirente. I sistemi informatici degli ordini di acquisto hanno reso il processo di acquisto più efficiente e consentono un migliore inventario e monitoraggio dei pagamenti.

Finalità degli ordini di acquisto

Gli ordini di acquisto vengono in genere utilizzati quando un acquirente desidera acquistare forniture o inventario per conto. Ciò significa che il fornitore consegna o spedisce gli articoli acquistati prima del pagamento, con l'ordine di acquisto che funge da protezione dai rischi. Insieme alla protezione legale, gli ordini di acquisto sono importanti sia nella gestione dell'inventario che nel monitoraggio dei pagamenti. Gli ordini di acquisto aiutano i fornitori a confrontare l'inventario ordinato con l'inventario spedito e disponibile per la precisione.

Consentono inoltre al fornitore di monitorare quando sono stati effettuati i pagamenti su ordini specifici. Gli acquirenti conservano copie degli ordini che effettuano per monitorare la ricezione tempestiva degli articoli.

Invio di un ordine di acquisto

L'ordine di acquisto viene preparato dall'acquirente, spesso tramite un ufficio acquisti. Questo processo viene in genere eseguito utilizzando sistemi software elettronici, che consentono una migliore tracciabilità e l'invio elettronico degli ordini al fornitore. L'ordine di acquisto, o PO, solitamente include un numero PO, utile per abbinare le spedizioni agli acquisti; una data di spedizione; Indirizzo Di Fatturazione; indirizzo di spedizione; e gli articoli richiesti, le quantità e il prezzo. I programmi software di solito hanno campi di immissione per ogni parte di dati critici; l'acquirente compila semplicemente i campi prima di elaborare e inviare l'ordine.

Elaborazione dell'ordine di acquisto

Una volta che l'acquirente ha inviato l'ordine, viene creato un acquisto in corso. Lo stato dell'ordine rimane in corso fino a quando gli articoli ordinati non sono stati ricevuti dal magazzino dell'acquirente. Una volta ricevuto fisicamente, l'inventario viene solitamente scansionato nell'inventario e abbinato all'ordine di acquisto corretto. L'ordine di acquisto è contrassegnato come elaborato o richiede il pagamento.

L'acquirente completa la sua responsabilità per l'acquisto quando effettua il pagamento. Per garantire un accredito accurato per il pagamento, il pagamento deve indicare il numero dell'ordine di acquisto o il numero di conto dell'azienda.

Utilizzo degli ordini di acquisto da parte del fornitore

I fornitori utilizzano gli ordini di acquisto per l'evasione degli ordini e l'elaborazione dei pagamenti. Al ricevimento, l'ordine di acquisto viene utilizzato per estrarre l'inventario acquistato per l'imballaggio e la spedizione. Una volta che l'inventario è stato estratto, viene preparata una fattura in base agli ordini degli articoli e preparata per la spedizione. Quando i prodotti vengono spediti, il fornitore registra la spedizione nel proprio sistema di inventario.

L'ordine di acquisto viene archiviato elettronicamente, spesso anche con copie cartacee. L'ordine è contrassegnato come evaso o in attesa di pagamento. Vengono stabilite date e scadenze importanti per il sollecito di pagamento. Questo è importante per il fornitore per un buon monitoraggio dei pagamenti e l'applicazione delle politiche di credito.