Come convertire i fogli Excel in Word

Microsoft 365 Office Suite è un potente set di programmi software ampiamente utilizzati in tutta l'azienda. Mentre Excel viene utilizzato come programma per fogli di calcolo e Word come programma di elaborazione testi, entrambi sono in grado di integrarsi per creare senza problemi documenti utilizzati regolarmente nel mondo degli affari. Sebbene non sia possibile convertire direttamente .xls in .doc, rispettivamente con le estensioni di file Excel e Word, è possibile eseguire funzioni come gli inserimenti di tabelle di stampa unione.

Utilizzo dei dati di Excel in Word

Apri il file Excel che desideri spostare in un documento Word. Quindi apri Word; è possibile utilizzare un documento esistente o avviare un nuovo documento di Word. Determina la parte del foglio Excel che desideri copiare e incollare nel documento di Word. Se è presente un grafico che desideri copiare, utilizza il mouse per selezionare il grafico, quindi premi Control + C. Copia l'area selezionata.

Ora vai al documento di Word e individua l'area in cui desideri inserire il grafico copiato. Posiziona il cursore in quel punto e quindi premi Control + V per incollare il grafico lì. Esistono diverse opzioni di incolla in Excel 2010 designate da un popup con cinque icone. Da sinistra a destra, le icone indicano che gli elementi incollati:

  • Usa tema di destinazione : incorpora il grafico in modo che corrisponda a un documento esistente.

  • Mantieni formattazione originale : il formato del grafico rimane lo stesso del foglio Excel e può essere modificato manualmente in Word.

  • Usa tema di destinazione e collega i dati : il tema del documento di Word è abbinato ma i dati rimangono collegati al foglio Excel, rispecchiando le modifiche apportate ai dati del grafico Excel.

  • Mantieni la formattazione di origine e collega i dati : il tema del grafico Excel originale viene spostato nel documento di Word insieme al mantenimento del collegamento dati al file Excel per apportare modifiche man mano che il grafico Excel viene aggiornato.
  • Immagine: il grafico viene incollato come immagine e non è possibile apportare modifiche alle celle del grafico.

A seconda delle dimensioni del grafico, potrebbe essere necessario ridimensionarlo per adattarlo ai margini del documento. Fallo facendo clic sul grafico in modo che il grafico sia delineato e piccoli quadrati siano ad ogni angolo e linea mediana del contorno. Seleziona il quadrato in alto a sinistra usando il mouse e tienilo premuto mentre tiri l'angolo verso il basso verso il centro o verso l'esterno per ridimensionare il grafico.

Procedura di stampa unione

La stampa unione è un potente strumento che integra i dati in un foglio Excel con lettere, buste ed etichette create in Word. Se si dispone di un database di grandi dimensioni con nomi di client, indirizzi e numeri di telefono, è possibile fare in modo che Word invii un documento personalizzato a ciascuna persona creando un file di stampa unione.

Prepara il foglio Excel per la stampa in serie preparando i tuoi dati correttamente. Assegna un nome alle colonne come farai nella stampa unione. Ad esempio, la colonna con il nome di una persona dovrebbe essere etichettata come Nome. La stampa in serie corrisponderà a Nome, Cognome, Indirizzo 1, Indirizzo 2, Città, Stato e CAP. Se non si denomina queste colonne in modo che corrispondano alla stampa unione, Word potrebbe non riconoscere che una colonna è il campo che deve utilizzare e trascurare i dati.

Apri un nuovo documento di Word. Nella scheda Avvia stampa unione, apri Lettere e scegli il tipo di stampa unione che desideri eseguire: lettere, buste, etichette o e-mail. Vai alla scheda Seleziona destinatari e scegli Usa un elenco esistente. Cerca il foglio Excel che contiene i dati che desideri unire in Word.

Quindi inserirai il blocco degli indirizzi. Qui è dove inserisci i nomi delle colonne che corrispondono alle informazioni che desideri sulla lettera, sull'etichetta o sulla busta come Nome, Cognome e Indirizzo. Seleziona OK e Salva file. Se stai lavorando a una lettera, potresti inserire un saluto con il nome di una persona. Segui le istruzioni in Riga di saluto come faresti per il Blocco indirizzi. Con eventuali aggiunte, seleziona OK e Salva file.

Vai a Fine stampa unione per consentire ai due file di combinare e creare i documenti personalizzati desiderati. È possibile salvare l'intera stampa unione da utilizzare in futuro con altri invii in blocco.