Semplice esempio di procedure operative standard

Procedure coerenti aumentano le tue probabilità di eseguire un lavoro coerente e di alta qualità. Una procedura operativa standard, o SOP, è un documento che fornisce istruzioni dettagliate su come eseguire una particolare attività aziendale, come la produzione o la tenuta dei registri. Sebbene la maggior parte delle SOP siano presentate come documenti di testo, possono anche contenere immagini o video per aiutare a chiarire le loro istruzioni.

Sezioni SOP

  • Scopo: questa sezione descrive il motivo per cui il documento è stato creato. Queste informazioni dovrebbero essere presentate come un breve paragrafo che dichiari la natura della procedura e il motivo per cui la tua azienda la esegue.

  • Scopo: Successivamente, la SOP fornisce un breve paragrafo che descrive quali attività rientrano nell'ambito della procedura.
  • Definizioni: qui si definiscono i termini della procedura che richiedono un chiarimento speciale. Questa sezione dipende dal settore e può essere omessa, se non pertinente o necessaria.
  • Riferimenti: questa sezione elenca altri documenti e materiali di supporto, come un manuale di qualità o uno standard internazionale. Anche questa sezione dipende dal settore e, in alcuni casi, può essere omessa, soprattutto se le procedure sono autoesplicative.
  • Requisiti: questa è la tua opportunità per descrivere tutti i requisiti che devono essere in atto prima di eseguire la procedura, come la formazione del personale per sviluppare le competenze necessarie.
  • Responsabilità: questa sezione spiega chi è responsabile di quali aspetti della procedura.
  • Fasi della procedura: questa sezione fornirà istruzioni dettagliate che descrivono come eseguire l'attività aziendale. È importante rendere le istruzioni univoche. Le frasi più brevi sono più facili da seguire, soprattutto se i passaggi devono essere eseguiti in sequenza. Dividilo in diverse sezioni più brevi se è troppo lungo.

Semplice esempio di procedure operative standard

Ecco un semplice SOP per una banca per verificare l'identità di un cliente ambulante:

  • Scopo: questa procedura descrive i passaggi necessari per verificare l'identità del cliente.
  • Ambito: questa procedura si applica a qualsiasi cliente walk-in o cliente alle finestre drive-by di tutte le filiali di ACME Bank.

  • Responsabilità: tutti i dipendenti della filiale che svolgono mansioni di cassiere hanno la responsabilità di verificare l'identità del cliente.

  • Verifica dell'identità del cliente: ogni cassiere deve verificare l'identità di ogni cliente prima di eseguire prelievi di contanti o effettuare trasferimenti tra conti. Il cassiere deve richiedere un documento d'identità con foto al cliente e verificare che il nome sull'ID corrisponda al nome sull'account e che il cliente sia, in effetti, la persona raffigurata sull'ID con foto.

Come usare le SOP

I manager utilizzano le SOP per comunicare al personale e spiegare come eseguire determinate operazioni aziendali. I dipendenti possono utilizzare le SOP come riferimento quando imparano a completare determinate attività in base a protocolli stabiliti. Le agenzie di regolamentazione, come la Food and Drug Administration, utilizzano le SOP per determinare se i processi di un'azienda soddisfano gli standard delle agenzie.