Definizione di POS Machine

In alcuni settori, i fornitori lavorano interamente a partire da ordini di acquisto o da contratti di acquisto dettagliati, ma la maggior parte delle aziende deve raggruppare le transazioni individualmente. A seconda del settore, potresti prendere contanti, assegni, carte o una combinazione casuale di tutti e tre. Una delle esigenze più basilari per qualsiasi attività orientata alle vendite è un modo per fare e registrare le vendite, ed è a questo che serve una macchina POS.

Cos'è una macchina POS?

Il significato completo di POS è "punto vendita" o, in altre parole, è dove viene finalizzata la transazione. Il termine stesso può avere un paio di interpretazioni diverse. Nel senso più stretto, significa che il terminale che si trova accanto al registratore di cassa per elaborare carte di credito e di debito e qualsiasi carta regalo che accetti presso la tua attività. Più spesso, quando parli di una macchina POS, pensi all'intero terminale, che ha uno schermo informativo e la capacità di gestire ogni tipo di pagamento. Ci sono anche molti dispositivi POS per scopi speciali e si trovano a metà strada tra il semplice terminale per carte e un sistema POS completo e pieno. Sia che le tue esigenze ti portino alla fascia alta o alla fascia bassa, ogni macchina POS deve gestire alcune delle stesse funzioni di base.

Funzioni POS di base

La macchina POS originale era un semplice registratore di cassa. Non ha fatto molto per gli standard moderni, ma ha tenuto un registro di ogni vendita effettuata da un cassiere. Da lì, a condizione che tu sapessi quanti soldi c'erano nella cassa per iniziare la giornata, potresti allenarti se i soldi fossero scomparsi. I tuoi totali giornalieri ti hanno mostrato se le tue vendite stavano aumentando o diminuendo e, dal conteggio del numero di transazioni, potresti calcolare il valore della tua vendita media. Se conoscessi il valore in dollari del tuo inventario iniziale, potresti anche lavorare a ritroso dai totali delle vendite per scoprire se stavi perdendo denaro a causa del furto di inventario o delle vendite non registrate. Queste sono tutte funzioni POS di base e anche i primi registratori di cassa hanno reso molto più semplice gestire un'attività basata sulle vendite.

Con il passare degli anni, i registratori di cassa sono diventati molto più capaci. Potrebbero essere programmati per aggiungere le tasse appropriate al prezzo di vendita, in modo da non doverle calcolare manualmente, e potrebbero anche registrare gli importi delle tasse a fini contabili. Potevano fornire i totali parziali per prodotto o categoria di prodotto e alla fine, poiché i computer diventavano più economici e generalmente più disponibili, erano progettati per interagire con il software di back-end computerizzato. Questo è il punto in cui il tradizionale registratore di cassa si è trasformato in un sistema di punti vendita, come usiamo oggi il termine.

Sistemi POS al dettaglio

Una moderna macchina POS per la vendita al dettaglio va ben oltre le funzioni di base di un registratore di cassa vecchia scuola, anche quando sembra uno all'esterno. Su un registratore di cassa ancestrale, era necessario inserire manualmente il prezzo di ogni prodotto; ora, tuttavia, i prezzi sono pre-programmati nel sistema e vengono letti da uno scanner di codici a barre. Ciò riduce sostanzialmente il potenziale di errori e migliora anche l'accuratezza dei rapporti sulle vendite. Il terminale POS può essere configurato per tracciare e registrare le vendite di prodotti e servizi in qualsiasi modo per te significativo e, di solito, questo si collega direttamente al tuo software di contabilità in modo che le informazioni siano sempre a portata di mano.

La stessa macchina POS può ancora sembrare un registratore di cassa con un cassetto contanti sotto, una disposizione della tastiera tradizionale e una stampante di ricevute incorporata che utilizza un rotolo di carta stretta per stampare i suoi scontrini. Alcuni sistemi adottano un approccio diverso, mettendo un piccolo computer sotto il bancone con il cassetto contanti e utilizzando una tastiera in stile computer per inserire tutti i dati che non provengono dagli scanner di codici a barre. Un altro stile di macchina POS elimina completamente la tastiera, utilizzando i touch screen per inserire le informazioni. Lo stile del terminale che usi non è davvero la cosa più importante. Tutti e tre questi tipi, così come terminali di nicchia più specializzati, funzionano semplicemente come front-end per il software che gestisce davvero il tuo negozio.

Le transazioni sono solo il punto di partenza

Fare una vendita è la cosa più fondamentale che fa una macchina POS, ma non hai bisogno di un'attrezzatura sofisticata per questo. Potresti farlo con una penna e un libretto di ricevute, se necessario, e ci sono molti piccoli operatori che fanno esattamente questo. Il problema di tenere traccia delle tue transazioni manualmente è che richiede tempo e limita la crescita della tua azienda. Un moderno sistema POS computerizzato è progettato per semplificare l'accesso a tutte le informazioni di vendita, per la contabilità e la gestione. Quella capacità di trasformare i dati di vendita grezzi in qualcosa di gestibile è ciò per cui stai veramente pagando.

Contabilità e reporting semplificati

Il flusso di cassa può essere la linfa vitale di un'azienda, ma le informazioni sono l'osso e il nervo, ed è qui che un buon sistema POS brillerà. Mette tutte le tue informazioni di vendita direttamente nelle mani dei tuoi contabili, esportando i dati nel tuo sistema di contabilità o, idealmente, integrandoli direttamente nel tuo software di contabilità. L'eliminazione del passaggio aggiuntivo di immissione dei dati offre rapporti più rapidi e aggira un punto in cui gli errori possono insinuarsi nella tua contabilità. Tutti i tuoi dati di vendita sono a portata di mano ogni giorno, spesso in base al secondo, quindi le decisioni di gestione che prendi saranno sempre basate su informazioni solide.

Vuoi sapere quali prodotti o categorie vendono meglio in ogni località o in ogni reparto? Quali turni, o quali singoli venditori, sono responsabili della movimentazione della maggior parte del prodotto? Quanti clienti hanno approfittato della tua offerta di coupon più recente o si sono presentati per il prodotto che hai pubblicizzato solo in un determinato luogo? Il tuo sistema POS dovrebbe dirti quelle cose, o dovrebbe essere in grado di farlo, con un minimo aggiustamento.

Inventario permanente

Un'altra cosa che un sistema POS farà per te, ed è molto importante, è fornirti informazioni aggiornate sui tuoi livelli di inventario. Il computer registra il tuo inventario iniziale per il periodo, quindi monitora le vendite in uscita e gli ordini in arrivo, quindi in un dato momento l'inventario mostrato sul tuo computer dovrebbe essere aggiornato. Si chiama "inventario perpetuo" ed è sia una comodità che un importante strumento di gestione. Se disponi di un inventario accurato e aggiornato e una solida proiezione di ciò che dovrebbero essere le tue vendite nelle prossime settimane o mesi, puoi ordinare solo l'inventario di cui hai probabilmente bisogno.

Ordinare solo ciò di cui hai bisogno, quando ne hai bisogno - lo vedrai descritto come un ordine "just in time" - può essere un vero punto di svolta. Le tue risorse di cassa non sono impegnate nell'inventario in eccesso, avrai bisogno di meno spazio di magazzino e avrai meno probabilità di trovarti a segnare merce obsoleta solo per sbarazzartene.

Gestione dell'inventario fisico

Alcuni sistemi POS possono aiutarti anche con la gestione dell'inventario fisico. Terranno traccia dei tuoi prodotti in arrivo per categoria, posizione fisica o qualsiasi altro criterio che ritieni importante. Quando è il momento di contare il tuo inventario fisico e quindi confrontarlo con l'inventario perpetuo del computer, il tuo POS può dirti dove cercare e quanti dovrebbero essere in una determinata sezione. Se hai prodotti immagazzinati in posizioni diverse e un magazzino mostra più prodotti persi o smarriti rispetto agli altri magazzini, questo ti dice che potresti avere un problema di sicurezza o furto in quella posizione specifica. Anche se questa si rivela semplice disattenzione, sono informazioni utili su cui puoi agire per assicurarti che tutti stiano seguendo le stesse procedure.

Gestione delle relazioni con i clienti

Per quanto importanti siano la contabilità e la gestione dell'inventario, per un'azienda di successo c'è molto di più del conteggio dei fagioli. Il modo in cui interagisci con i tuoi clienti e ciò che sai di loro può creare o distruggere le tue speranze di crescita a lungo termine. Molti sistemi POS tracciano la cronologia degli acquisti dei tuoi clienti nel tempo e puoi iniziare a farti un'idea di chi sono i tuoi migliori clienti e quali nuovi prodotti potrebbero attrarli. Senza l'aiuto del computer, a volte è facile trascurare i clienti poco appariscenti che sono clienti fissi ma che non fanno abbastanza successo per essere memorabili, ma spesso sono la spina dorsale della tua attività.

Sistemi POS per l'ospitalità

I sistemi POS non sono limitati alle attività commerciali convenzionali. Sono anche cruciali nel settore dell'ospitalità, dove vengono utilizzati per gestire scenari ancora più complessi. In un ristorante, ad esempio, il sistema deve tenere traccia degli ordini effettuati e stampare i biglietti per il personale di cucina, per far sapere loro cosa preparare. Sistemi sofisticati possono fare un ulteriore passo avanti e stampare biglietti separati per ogni postazione di lavoro in cucina, in modo che ogni singolo cuoco abbia un elenco personale di ordini. Il sistema deve anche essere in grado di tenere traccia di mance, spese di ristorazione e una serie di altri oneri speciali, oltre a monitorare i normali prezzi di vendita e le tasse.

I sistemi POS per ristoranti più capaci possono anche fornire il tipo di aiuto con la gestione dell'inventario di cui godono i rivenditori. In questi casi, le ricette dal menu standard vengono tutte inserite in anticipo nel computer. Se i tuoi clienti vogliono 213 ordini del tuo piatto di gamberetti al pesto in una determinata sera, il sistema può regolare i livelli delle scorte per mostrarti quanto ammaccano la tua fornitura di ingredienti. Saprai sempre quando e quanto riordinare.

Terminali di elaborazione carte POS

È bello sognare di avere tutte queste funzionalità a portata di mano, ma realisticamente, non tutte le aziende richiedono un sistema POS completo, soprattutto all'inizio. Per ora potresti stare bene con un registratore di cassa della vecchia scuola, soprattutto se spendere per un sistema POS appariscente ti lascerebbe a corto di fondi per altre cose importanti, come inventario e buste paga. In tal caso, tutto ciò di cui hai veramente bisogno è un terminale per l'elaborazione delle carte. Chiunque può accettare contanti e assegni come pagamento, e queste semplici macchine POS ti danno la possibilità di accettare anche carte di credito, carte di debito e carte regalo.

In alcuni casi, anche i sistemi POS sofisticati prendono la decisione pragmatica di utilizzare terminali di elaborazione delle carte separati. Se si integra quella funzione in un monitor o una tastiera, l'unico modo per aggiornarla è sostituire il monitor o la tastiera, che di solito è un'opzione costosa. Con terminali separati, quando arrivano nuove tecnologie, come carte basate su chip o carte tap-to-pay, è sufficiente che il servizio di elaborazione dei pagamenti sostituisca o aggiorni i terminali.

Terminali mobili per l'elaborazione delle carte

Esistono anche modi per le aziende mobili di accettare pagamenti con carta, il che può essere molto utile, se sei un artigiano o un venditore di mercati agricoli, o se gestisci un taxi o un'attività di consegna. Se hai una pizzeria, ad esempio, la società che fornisce i tuoi normali terminali di elaborazione delle carte può probabilmente configurarti con una versione mobile a batteria per i tuoi conducenti di consegna. Questi utilizzano la tecnologia dei telefoni cellulari, con una carta SIM e dati mobili, quindi puoi accettare pagamenti ovunque ci sia un segnale cellulare.

Puoi anche aggiungere un piccolo lettore di schede, o "dongle", al tuo telefono o tablet, in modo da poterlo utilizzare come un semplice dispositivo POS. I lettori di carte sono disponibili da numerosi fornitori e accettano pagamenti tramite servizi come Square e PayPal, nonché tramite fornitori di servizi convenzionali.