Come stampare etichette di posta da Excel

Microsoft Excel è un ottimo strumento per la contabilità, la raccolta e la manutenzione dei dati, nonché per la gestione delle informazioni di contatto per lead e potenziali clienti per la tua piccola impresa. Poiché il formato del foglio di calcolo è utile per archiviare le informazioni di contatto, Excel può essere particolarmente utile per la gestione dei contatti e la stampa di etichette di posta da un foglio di contatto.

Utilizzando la funzionalità di stampa unione in coordinamento con Microsoft Word , è possibile trasferire l'indirizzo e le informazioni di contatto per stampare etichette di posta direttamente da Excel. Stampando etichette in Word utilizzando le informazioni di contatto dal foglio di calcolo Excel, puoi creare facilmente una serie di etichette personalizzate per spedire i pacchi a ogni contatto del tuo elenco. Ecco come farlo.

Come stampare etichette da Excel

Per stampare etichette da Excel, devi prima disporre di un foglio di calcolo che contenga tutte le informazioni di contatto che utilizzerai per le etichette di posta. Ciò include il nome del contatto , l'indirizzo , la città, lo stato e il codice postale di accompagnamento .

Sarà necessario organizzare queste informazioni in colonne che possono essere unite in seguito in Word come parte dell'etichetta di spedizione. A tale scopo, etichettare ogni colonna in base al punto dati associato. Ad esempio, per la colonna che contiene tutti i nomi dei contatti, etichetta la prima cella Nome . Questa prima cella fungerà da tag di unione corrispondente, che dirà a Word quale punto di dati inserire in ciascuna sezione corrispondente su ogni singola etichetta stampata.

Come creare etichette da Excel

Per stampare le etichette degli indirizzi da Excel, è necessario trasferire le informazioni di contatto su Word, che elaborerà le etichette. Per iniziare, apri un nuovo documento di Word. Fai clic sulla scheda Lettere nella barra dei menu in alto e trova la sezione chiamata Avvia stampa unione . Dovrebbe esserci un'opzione chiamata Avvia stampa unione , in cui selezionerai un'opzione chiamata Etichette .

Facendo clic su Etichette si aprirà una nuova finestra denominata Opzioni etichetta. Qui è dove selezionerai il tipo di etichette di spedizione che desideri stampare. Inizia selezionando un fornitore per la tua etichetta di spedizione dal menu Fornitori di etichette . Dovrebbe trovarsi in una sezione chiamata Informazioni sull'etichetta.

Ora ti verrà chiesto di scegliere da un elenco di codici prodotto , dove sceglierai il numero esatto di prodotto dell'etichetta che stai tentando di stampare. Se hai ordinato etichette di spedizione specifiche su cui stampare, scegli il numero esatto del prodotto, altrimenti puoi anche creare un'etichetta di spedizione personalizzata . Dopo aver selezionato la tua scelta, fai clic su OK.

Etichette di stampa unione da Excel

Dopo aver selezionato le etichette, sarà ora necessario unire le informazioni di contatto da Excel alle etichette di posta in Word. Questo elaborerà le etichette di stampa unione da Excel. Torna alla barra dei menu in alto e torna al menu Avvia stampa unione . Scegli l' opzione Seleziona destinatari .

Ora, fai clic sull'opzione per utilizzare l'elenco esistente e si aprirà una nuova finestra che ti chiederà di selezionare l'origine dati . Qui è dove selezionerai il foglio di calcolo con tutte le tue informazioni di contatto, quindi trova la cartella in cui si trova il tuo file. Una volta selezionato, fai clic su Apri e si aprirà una nuova finestra chiamata Seleziona tabella, dove sceglierai il tuo foglio di lavoro.

Il tuo documento di Word dovrebbe ora essere popolato con una piccola casella che rappresenta l'etichetta di spedizione. Dovrai inserire i cosiddetti campi di unione che designeranno le informazioni che verranno unite dal foglio di contatto di Excel. Puoi anche progettare qualsiasi elemento aggiuntivo che desideri sulla tua etichetta, inclusi contenuti personalizzati come il logo della tua azienda, che desideri su ciascuna etichetta. Per fare ciò, devi andare al menu in alto e selezionare dalla sezione Scrivi e inserisci campi .

Abbina i campi di unione all'elenco dei contatti

Per unire le etichette di stampa unione da Excel nel modo più semplice, scegli l' opzione Inserisci blocco indirizzi dal menu Scrivi e inserisci campi. Ciò inserirà un campo di unione sull'etichetta di esempio per ogni indirizzo nell'elenco. Dalla finestra Inserisci blocco indirizzi , ti verrà chiesto di scegliere la formattazione preferita per le informazioni sull'indirizzo. Individua la sezione Specifica elementi indirizzo della finestra, dove ti verrà chiesto di scegliere il formato dell'etichetta di spedizione da un elenco chiamato Inserisci il nome del destinatario in questo formato.

Dopo aver scelto il formato preferito, fare clic su OK e i codici di unione dovrebbero popolare la prima etichetta con le informazioni dal foglio Excel. Se viene visualizzata una finestra denominata Campi di corrispondenza , significa che è necessario sincronizzare i campi di unione in Word con i titoli delle colonne corrispondenti nel foglio di contatto di Excel. In questa finestra, fare clic sulla freccia del menu a discesa accanto a qualsiasi categoria non corrispondente e scegliere la colonna corrispondente dal foglio di contatto di Excel con le informazioni corrispondenti in essa per abbinarle.

Aggiorna le tue etichette

Torna alla sezione Scrivi e inserisci campi della barra dei menu in alto. Seleziona l'opzione Aggiorna etichette e tutte le etichette di posta nel tuo documento dovrebbero essere aggiornate. Per rivedere i risultati prima di stampare, scegli l'opzione dalla barra superiore denominata Anteprima risultati e fai clic per visualizzare in anteprima le etichette. Puoi rivederli qui o attendere di rivederli dopo averli uniti in un nuovo documento.

Torna al menu in alto e seleziona l'opzione Fine e unisci , che dovrebbe richiedere un piccolo menu a discesa con alcune opzioni. Scegli l'opzione Modifica singoli documenti , che aprirà una nuova finestra chiamata Unisci in nuovo documento . Questo popolerà tutti i tag di unione con le informazioni di contatto effettive.

Stampa etichette indirizzo in Word

Ora che le etichette della posta dovrebbero essere tutte compilate, è il momento di stamparle. È possibile scegliere di stampare le etichette degli indirizzi poche alla volta o tutte insieme, a seconda di quante etichette si sta tentando di stampare. Vai avanti e scegli Tutto, quindi fai clic su OK. Questo creerà quindi un nuovo documento con tutte le etichette correttamente compilate. Esaminali per assicurarti che siano tutti accurati prima di passare alla stampa effettiva di etichette in Word.

Stampare etichette in Word da qui è abbastanza semplice. Se hai ordinato etichette specifiche su cui stampare le tue informazioni, caricale nella stampante. Se si creano etichette personalizzate, inserire il materiale bianco in dotazione nella stampante. Torna al documento di Word e seleziona File dalla barra dei menu in alto. Fare clic sull'opzione Stampa per aprire la finestra Stampa, dove scegliere la stampante preferita dall'elenco e fare clic su OK per stampare etichette da Excel.